如何催外贸客户订单通知

及时催单可以提升订单交付率

对于外贸贸易企业来说,及时交付客户订单是非常重要的。一旦客户下单后,如果我们没有按时交货,会对客户整体购物体验产生负面影响,也容易流失已有客户。因此,我们需要做好订单跟踪管理工作,根据交货时间安排,提前一两周对客户进行友善的催单提醒,确保订单能按期完全交付,提升客户满意度和企业运营效率。

选择合适的催单时间安排

催单的时间安排要根据订单明细情况作调整,一般来说: 1. 如果订单交货时间在7-15天内,则在交货前7天内进行第一轮友善催单; 2. 如果订单交货在15-30天内,则提前15天进行第一轮催单; 3. 如果订单交货周期超过一个月,则根据实际情况安排多轮Follow up,比如一个月前、两周前进行催单。 4. 对于新的客户,首次下单量大或订单重要性高,可以提前一周进行催善,给客户更好的服务体验。 5. 对于老客户,可以根据以往交易记录合理安排催单时间,不必过分追求。 正确安排催单时间有助于及时解决订单问题,也更容易获得客户理解和配合。

选择适当的催单方式和语言表达

催单应选择客户最易接受的方式,比如邮件、信息、电话等,且表述要友好规范:
1. 避免使用“催促”一词,可以用“友善提醒”“ollow up”这类词汇;
2. 说明是根据正常订单管理流程进行的友好催单,目的是为了确保顺利交付;
3. 询问客户是否还需要任何帮助或是否有问题需要解决;
4. 表达对客户理解和配合的感谢;
5. 提供更多订单状态咨询渠道,如客服电话。
6. 可以提供一定附加服务作为客户期待,比如提前几天交付等,给客户令人愉快的体验。
以客户为中心,用更加周到的语言表述将获得更好的反馈。

记录跟进信息并定期汇总分析

在催单跟进过程中,需要记录每次跟进的时间,对象,方式,结果以及反馈情况,定期分析有效无效记录,总结调整改进点:
1. 统计不同方式下反馈效果,选择客户更喜欢的跟进模式;
2. 发现订单问题节点,提前采取补救措施;
3. 是否存在交期延误风险客户,提前关注;
4. 是否还有待改进的客户服务环节。
将催单跟进信息记录完整,有助企业把握客户需求,优化服务流程,提高客户满意度。

将催单业绩纳入绩效考核体系

外贸企业要重视每一个客户下的每一单订单,因此完全按时交付成为一项核心指标。可以将员工的交货准时率纳入绩效考核体系,给予体现:
1. 定期统计和公布各部门员工的订单完成率;
2. 完全按期交付获好评,可以获得小额奖励或考评加分;
3. 通报表现突出的优秀员工,提升工作积极性;
4. 交货迟延需要进行问责,记录在考评中。
只有将员工交货责任心铸入企业文化,员工才会主动跟踪催单工作,确保每单商品能真正为客户提供性价比高的服务。

以上就是如何进行外贸客户订单的友善催单工作的几点建议。合理安排催单时间,用友好的语言表达,记录交流信息,将业绩纳入考核,都有利于提高订单的完成率,助力企业与客户的长期合作。

常见问答(FQAS)

如何选择合适的催单时间?

催单的时间安排要根据订单明细情况作调整,一般来说是订单交货日期前7-15天进行第一轮催单,如果订单交货周期超过一个月,则根据实际情况安排多轮Follow up。对新客户可以提前一周进行催单,给好服务体验。对老客户根据历史可合理安排。

应使用什么渠道进行催单?

选择客户最易接受的方式,如邮件、信息、电话等。

在催单信中应使用什么样的表达?

避免使用“催促”一词,以“友善提醒”“ollow up”表达。说明根据正常订单管理流程进行。询问客户是否需要帮助,表达感谢,提供更多服务渠道。

应如何记录催单信息?

记录每次跟进时间、对象、方式、结果和反馈,定期分析有效信息,总结改进措施。

如何将催单工作纳入考核?

可以将员工的交货准时率纳入绩效考核,完全按期得到奖励或考评加分,交货迟延需要问责。

更新时间:2024-11-23