外贸客户要发票怎么回答

了解客户需求

当客户询问开发票事宜时,首先要了解客户需要发票的原因。可能是公司需要为报税而提供发票作为凭据,也可能是需要作为某些政府补助的凭证。不管客户的原因是什么,公司都应耐心倾听,了解客户的具体需求,以便给出合理的回应。

检查自身是否能开具发票

知悉客户需求后,公司需要检查自身是否能开具符合客户要求的发票。对于一般贸易公司来说,最常见的发票类型是增值税发票。但部分小微企业可能由于未注销开业或其它原因暂时无法开具增值税发票。此时需要告知客户现状,寻找其他替代方案。

说明无法开具的理由

如果公司真的无法开具符合客户要求的发票,则需要说明无法开具的具体理由,比如未注销开业、过去年贸易额不足等。说明理由能让客户了解原委,不会产生误解。同时可以开启进一步沟通,看是否有其他补充材料可以提供给客户备案。

提供其他支持性材料

虽无法提供增值税发票,但公司还可以提供其他支持性材料,如经手人姓名、联系方式、交易凭证、货物清单、收款凭证等。这些材料同样可以为客户提供一定帮助,比如报税或申请补助。此外,如果客户允许,也可以提供未来开具发票的承诺函。以上材料都能缓解客户因无法提供增值税发票而产生的痛处。

表达理解和歉意

在说明无法提供增值税发票的原委后,公司应向客户表达理解他们需求的意向,表达对无法达成客户期望的歉意。同时表明一定会为客户服务,主动提供其他支持性文件及准备在未来 如果能够开具发票时主动联系客户。及时表达理解和歉意可以缓解客户可能产生的不快或负面情绪,也更易得到客户谅解。

留下未来沟通窗口

最后,公司应留下联系方式,方便客户如有任何其他问题都可以主动联系。这不但可以维系客户关系,也为未来的合作留有可能。一名理解客户和表达歉意的销售人员,往往比直接拒绝给客户更好的印象,也更有机会保留生意机会。

以上就是当外贸客户询问开发票事宜时,公司可以采取的一些应对方法。秉持尊重客户、了解需求、及时解答的服务态度,往往可以化解客户因无法提供发票而产生的困扰,也能维系好客户关系。

常见问答(FQAS)

客户问:公司真的无法开具增值税发票吗?

回答:是的,由于我们小微企业尚未注销开业手续,暂时无法开出增值税发票。但我们理解您需要发票的重要性,我们可以提供其他相关材料帮助您。

客户问:如果提供不了发票,那这次交易能正常进行吗?

回答:当然,我们交易的重点是提供优质产品及满意的服务,而不是限于是否能提供发票。我们还可以提供其他辅助文件支持您的需求。希望通过诚恳的解释让您了解我们的立场。

客户问:未来如果条件允许,公司能否开具增值税发票?

回答:如果我们企业规模扩大满足开具增值税发票的条件,我们将第一时间与您联系,并为您提供增值税发票。目前我们很抱歉无法提供,但我们会为您服务。

客户问:如果提供其他支持文件,能否免去部分费用?

回答:理解您的立场。我们不会轻易减免费用,但我们可以提供更优惠的售后服务。相信通过长期合作,我们能互相理解与信任。

客户问:是否能提前告知下次是否能提供增值税发票?

回答:好的,我们会密切注意企业情况的变化,一旦能开具增值税发票,我们将第一时间与您联系。希望通过主动沟通,取得您的谅解。
更新时间:2024-11-24